Blog de ARANZA · Marca y personalización
Que cada persona vea solo lo que le corresponde: permisos por usuario
Dar acceso a todo no es una opción cuando tu equipo crece. Cómo funcionan los permisos por usuario en ARANZA y cómo configurarlos sin complicaciones.
Cuando tu empresa es de una sola persona, no hay nada que repartir. Cuando se suma el primer colaborador, aparecen las preguntas: ¿tiene que ver las finanzas? ¿Y los datos de todos mis clientes? ¿Y si se va? Un sistema sin permisos te obliga a elegir entre confiar en todos o frenar el trabajo. Un buen sistema te deja darle a cada persona exactamente lo que necesita.
Los niveles de permisos en ARANZA
1. Qué módulos usa cada persona
Para cada usuario, el administrador decide qué aplicaciones puede ver, crear, editar o borrar: clientes, proyectos, cotizaciones, facturación, finanzas, agenda, accesos, presencia digital, etc.
2. Qué clientes ve
No todos los colaboradores atienden a todos los clientes. Podés elegir que una persona vea todos, solo los que elijas, o ninguno. Lo mismo para los prospectos.
3. Qué información de cada cliente
Aun viendo un cliente, quizá no debería ver todo: sus datos de contacto y fiscales, sus cotizaciones, sus negociaciones, sus documentos adjuntos, sus comentarios o su guía de marca. Cada una de esas secciones se habilita por separado.
4. Finanzas, solo lo que corresponde
Con acceso a Finanzas o Facturación, cada persona ve lo que pertenece a los clientes y centros de costo que tiene habilitados (más lo que ella misma crea). Para ver toda la información financiera de la empresa, el administrador tiene que habilitarlo expresamente. Los bancos, la nómina y los movimientos del banco son de toda la empresa.
5. Proyectos y tareas
Cada persona ve las tareas que le asignaron y los proyectos donde participa (o todos, según el alcance que definas).
6. Accesos y contraseñas
Las credenciales que guardás (accesos a hostings, redes de clientes) se comparten solo con quien corresponde y se almacenan cifradas.
7. Historial clínico
Para consultorios, el historial clínico viene cerrado por defecto y se habilita persona por persona. Más sobre el historial clínico.
Principio: lo mínimo necesario
La regla de oro es dar el permiso mínimo para trabajar. Es más fácil ampliar que corregir una fuga de información. Y cuando alguien se va, desactivás su cuenta y listo.
Beneficios más allá de la seguridad
- Pantallas más simples: cada persona ve solo lo suyo y se confunde menos.
- Menos errores: nadie toca lo que no le corresponde.
- Más confianza: podés delegar sin miedo.
Para qué tipo de empresa
Es clave en estudios, agencias, consultorios, inmobiliarias y cualquier pyme con más de tres o cuatro personas. Mirá ejemplos en agencias, estudios profesionales y consultorios. Y para el panorama de seguridad, ¿es seguro tener tus datos en la nube?
Dar el primer paso es simple: creá tu cuenta de prueba, mirá la demo o revisá los planes y precios.
Un ejemplo de configuración para un equipo de cinco
La dueña: administradora, ve todo. Dos vendedores: ven solo sus clientes, con sus datos de contacto y cotizaciones, sin las finanzas. La administrativa: ve facturas y cobros de todos los clientes habilitados. El diseñador: ve proyectos y tareas, y la guía de marca de los clientes que trabaja, sin datos fiscales.
Con eso, cada persona trabaja con lo suyo y nadie ve de más. Para configurarlo, mirá la demo, creá tu cuenta o consultá los planes. Y para sumar herramientas del día a día, leé herramientas de productividad.
«Que cada persona vea solo lo que le corresponde: permisos por usuario» es una pieza de un tema más grande: leé el artículo base, ERP Uruguay para pymes: qué es y cómo elegir uno.
Preguntas frecuentes
¿Puedo limitar a una persona a un solo cliente?
Sí: elegís qué clientes ve.
¿Un usuario puede ver datos de contacto de un cliente pero no sus documentos?
Sí: cada sección de la ficha se habilita por separado.
¿Qué pasa cuando alguien deja la empresa?
Desactivás su usuario y deja de tener acceso.
¿Quién puede cambiar los permisos?
Solo los administradores de la empresa.